Documenti fiscali: Obblighi di emissione e conservazione

I documenti fiscali rivestono un ruolo fondamentale nell'amministrazione e gestione di un'azienda. Tali documenti includono principalmente le fatture, le note di credito, i corrispettivi e ogni altro documento previsto dalla normativa fiscale italiana per certificare le operazioni commerciali effettuate.

Questi documenti devono essere emessi e conservati nel pieno rispetto delle rigide regole stabilite dal legislatore fiscale. Le fatture, in particolare, dal 2019 sono emesse esclusivamente in formato elettronico e inviate tramite Sistema di Interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate. I documenti fiscali devono inoltre essere conservati per 10 anni in formato digitale conforme alle linee guida dell'Agenzia per l'Italia Digitale.

Piattaforme come FatturaPro https://fatturapro.click/ supportano le imprese nel rispetto di tali complesse disposizioni agevolandone l'operato. Consentono infatti l'emissione, l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche tramite canali certificati e la loro conservazione a norma per il periodo previsto dalla legge. Grazie a soluzioni digitali avanzate, le aziende possono gestire l'intero processo in modo efficiente, dall'emissione alla fatturazione passiva fino all'archiviazione sicura dei Documenti fiscali. Questo facilita l'operatività quotidiana delle imprese e permette una gestione coordinata ed ottimizzata di tutte le operazioni commerciali ai fini fiscali.

Documenti fiscali: Obblighi di emissione

I documenti fiscali rappresentano una fonte di informazioni essenziale per l'Amministrazione finanziaria al fine di ricostruire il volume d'affari conseguito ed effettuare i dovuti controlli. Nell'ordinamento tributario italiano sono previsti precisi obblighi in capo ai soggetti IVA in merito all'emissione della documentazione fiscale.

In particolare, il DPR 633/1972 stabilisce che i soggetti passivi dell'imposta sul valore aggiunto sono tenuti ad emettere fattura o documento equivalente per ogni operazione effettuata. Tale documento, denominato documento fiscale, deve contenere tutti gli elementi identificativi del cedente e del cessionario nonché la descrizione della merce ceduta o del servizio reso corredata dalla relativa quantità e dal prezzo.

Nel caso di cessione di beni o prestazione di servizi a soggetti privati non titolari di partita IVA, il documento deve essere sempre emesso in forma di ricevuta fiscale o scontrino fiscale riportante i dati del cliente e l'importo da corrispondere. Per le operazioni effettuate tra due operatori IVA stabilmente organizzati nel territorio dello Stato, è invece necessaria la fattura. Quest'ultima, al fine di assolvere agli obblighi di registrazione previsti, deve essere emessa entro il 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'operazione ovvero entro il giorno in cui il corrispettivo è stato o doveva essere incassato.

In ogni caso, è importante sottolineare che l'emissione dei documenti fiscali rappresenta un obbligo di legge per qualsiasi soggetto effettui cessioni di beni o prestazioni di servizi nell'esercizio di un'attività economica. Documenti fiscali che costituiscono la prova contabile delle operazioni compiute, fondamentale per esercitare il controllo da parte dell'Amministrazione finanziaria e per l'applicazione delle norme tributarie.

Documento fiscale: Obblighi di conservazione

I documenti fiscali servono ad adempiere agli obblighi di conservazione e registrazione volti ad assicurare la tracciabilità delle operazioni effettuate.

In base a quanto disposto dal DPR 633/1972, i soggetti IVA sono tenuti a conservare la documentazione per un periodo minimo di 10 anni, termine che decorre dal 31 dicembre dell'anno di emissione del documento o di effettuazione dell'operazione. La documentazione deve essere conservata in copia ordinata secondo criteri cronologici ed in modo da consentire eventuali controlli da parte dell'Amministrazione finanziaria.

Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, il provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 30 maggio 2018 ha inoltre previsto l'obbligo di conservare in formato elettronico anche le fatture di importo inferiore a 77,47 euro emesse verso clienti privati. Anche in questo caso la conservazione deve avvenire per 10 anni con modalità idonee a garantire la completezza, l'integrità e l'immodificabilità dei documenti.

Documenti fiscali che devono poter essere messi a disposizione dell'Amministrazione finanziaria su richiesta, in originale o in copia, in qualsiasi momento. Il mancato rispetto degli obblighi di conservazione della documentazione previsti comporta l'applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie ai sensi del D.Lgs. 471/1997.

La corretta applicazione delle disposizioni in materia di conservazione dei documenti fiscali riveste fondamentale importanza al fine di consentire i dovuti controlli sulla completezza e veridicità delle operazioni contabilizzate.