Scadenzario pagamenti: cos'è e come può tornare utile a un'azienda

Nel contesto frenetico degli affari, il mantenimento di una gestione finanziaria precisa ed efficiente è essenziale per il successo di qualsiasi azienda. Uno degli aspetti fondamentali di questa ottimizzazione è la gestione delle scadenze dei pagamenti, che può rappresentare una sfida complessa.

In questo, viene in soccorso quello che viene comunemente chiamato “scadenzario pagamenti”: un sistema organizzato che tiene traccia di tutte le scadenze, sia in entrata che in uscita.

Grazie a questo strumento sarà possibile tenere sempre sotto controllo le fatture, i pagamenti che arrivano dai clienti e altre spese ricorrenti. Può sembrare, a primo avviso, superfluo averne uno, ma in verità è essenziale per evitare ritardi che potrebbero danneggiare gli affari dell’azienda.

Prepararne uno può sembrare lungo e complicato, ma esistono oggi software scadenziario  pagamenti, come Danea Easyfatt, che permettono una grandissima semplificazione di questo lavoro, col vantaggio di avere sempre il massimo controllo su questo aspetto delicato.

Cos’è uno scadenzario pagamenti

Lo scadenzario pagamenti consiste essenzialmente in un registro contabile dedicato all’annotazione e monitoraggio di scadenze che hanno necessità di essere rispettate.

Al suo interno possono essere presenti tutte le note importanti in merito a scadenze di pagamenti, come quelli da incassare dai clienti o da effettuare ai fornitori.

Talvolta, inoltre, possono comparire anche altre voci, come i pagamenti dei salari, i moduli F24, le imposte e le tasse, i contributi previdenziali e assistenziali, o anche le rate dei mutui e dei finanziamenti.

Per compilare adeguatamente uno scadenzario è necessario annotare tutti i dati importanti relativi al pagamento in questione, come ad esempio la data di emissione, quella di scadenza, la descrizione, l’importo e lo stato di pagamento.

Inoltre, è utile riportare anche il nome del cliente o del fornitore, il metodo di pagamento scelto e, successivamente, la data effettiva del pagamento e le ricevute. In questo modo si avrà un controllo totale su ogni singolo aspetto delle scadenze, senza incorrere nel rischio di perdersi qualcosa di fondamentale.

Quali sono i suoi vantaggi

Quando si ha in gestione un’azienda, l’organizzazione è fondamentale, ed è questo perciò il maggior vantaggio che uno scadenzario può offrire. Se adeguatamente compilato, infatti, questo si rivelerà essere un fedele alleato per le partite IVA, fornendo un controllo costante su ogni aspetto dei pagamenti, e quasi annullando il rischio di errori o dimenticanze.

La prevenzione degli errori non è l’unico beneficio che questo strumento può offrire, ma permette anche di fornire un tempestivo riscontro dell’andamento finanziario e può essere utilizzato per comprendere quale sia la prossima strategia vincente.

Il rispetto degli impegni finanziari aiuterà, inoltre, a migliorare l’immagine dell’azienda sia agli occhi dei clienti ma anche dei fornitori e delle banche, dal momento in cui questa si dimostrerà sempre puntuale.

Infine, se si deciderà di affidare questo compito a un software, si avrà anche la possibilità di far uso di una funzione di sollecito, che viene mandato per email o via altri canali di comunicazione, affinché ricordino le scadenze ai clienti.

In questo modo, ogni singolo aspetto della gestione delle scadenze dei pagamenti sarà sotto controllo e ottimale, per poter ottenere tutti i benefici di questo strumento.

In che modo la tecnologia può venire in aiuto

Dato che uno scadenzario può essere complesso da organizzare e gestire manualmente, la tecnologia è stata in grado di venire molto incontro alle aziende, offrendo la possibilità di affidare questi compiti a un software.

La maggior parte delle procedure sono, perciò, automatizzate e, oltre a smaltire la quantità di lavoro che queste richiedono, abbassano i costi e le risorse necessarie a gestirlo, dando la certezza che non vi siano errori.

I software sono in grado di fornire, quindi, molti altri vantaggi in proposito:

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  gestione della prima nota semplificata;

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  integrazione con la funzione home banking;

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  compilazione automatica, in più a quella manuale, per una completa personalizzazione e la certezza di non commettere errori;

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  gestione degli acconti e rateizzazioni;

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  integrazione con paypal, per offrire un metodo di pagamento semplificato.

Conclusioni

Lo scadenzario è fondamentale per la gestione finanziaria aziendale, in quanto aiuta ad evitare che vi siano errori o ritardi nei pagamenti, sia in entrata che in uscita. La tecnologia, in questo, è di grosso aiuto in quanto permette oggi di usare dei software dedicati e rendere il processo automatizzato.

Questo permette di avere sempre un’organizzazione finanziaria ottimale, di prendere decisioni strategiche basate su dati precisi e di migliorare l’immagine aziendale, rendendo più efficiente così la gestione aziendale ma andando a beneficio anche della sua reputazione con clienti, fornitori e banche.